Apesar da marcha constante da inovação tecnológica, existem muitas equipes financeiras Ainda preso Em processos antigos. Exemplo recente? De acordo com , 74% das equipes financeiras permanecem presas a fluxos de trabalho baseados em papel. Pesquisa Yoz 2024: O custo da dependência do papel nas finanças. Esta dependência do papel é mais do que uma inconveniência operacional – é uma barreira direta à eficiência, estabilidade e rentabilidade nos negócios modernos.
A pesquisa, conduzida pela Yoz em colaboração com a plataforma terceirizada Pollfish, obteve contribuições de 500 profissionais de finanças de todos os setores sediados nos EUA. Destaca a dependência contínua dos processos em papel e explora a razão pela qual muitas empresas estão relutantes em abraçar a transformação digital que poderia revolucionar os seus fluxos de trabalho.
Continuidade do Papel: Barreiras Culturais e Operacionais
Quase metade dos profissionais de finanças entrevistados relatam usar diariamente uma combinação de formatos de papel e digitais, com 47% imprimindo documentos. A resistência cultural, a preferência por documentação sólida e a falta de formação adequada estão entre as principais razões para esta dependência do papel. Na verdade, 43% dos entrevistados citaram a resistência à mudança como a principal barreira à adoção de processos digitais, enquanto 35% admitiram não estar dispostos a eliminar totalmente o papel.
Este apego às velhas práticas custa mais do que tempo. Os funcionários perdem cerca de seis semanas por ano gerenciando a papelada manual, enquanto 22% dos entrevistados observaram pagamentos perdidos devido a faturas imprecisas – um descuido que pode prejudicar o relacionamento com os fornecedores e o fluxo de caixa.
Custo financeiro e ambiental
Os fluxos de trabalho baseados em papel não apenas retardam as operações; Eles são um dreno financeiro. O manuseio, o armazenamento e a recuperação de documentos físicos consomem recursos significativos e limitam a capacidade de dimensionar as operações com eficiência. Para além do impacto financeiro, estes processos estão em desacordo com os crescentes objectivos de sustentabilidade empresarial. Embora 73% dos profissionais de finanças concordem que a eliminação do papel aumentará os esforços de sustentabilidade, menos de um quarto acredita que a sua organização será totalmente digitalizada dentro de dois anos.
“A dependência do papel é um legado do passado que não atende mais às necessidades aceleradas das empresas modernas”, explicou Laurent Charpentier, CEO da Use. “As organizações que priorizam a transformação digital posicionam-se para uma vantagem competitiva, ao mesmo tempo que contribuem para um futuro mais sustentável.”
Automação como solução: uma situação em que todos ganham para eficiência e sustentabilidade
A pesquisa destaca o potencial inexplorado da automação nas finanças. Atualmente, apenas 21% das organizações descrevem os seus processos como altamente automatizados, deixando uma oportunidade significativa de melhoria. Ao adotar o fluxo de trabalho digital e a automação, as empresas têm a oportunidade de agilizar o gerenciamento de documentos, reduzir custos e aumentar a agilidade operacional.
A automação também se alinha perfeitamente com as metas de sustentabilidade. Os fluxos de trabalho digitais eliminam o desperdício de papel, reduzem as pegadas de carbono e promovem um maior alinhamento entre departamentos. Estes benefícios podem mobilizar a colaboração interdepartamental para iniciativas digitais, tornando mais fácil para as organizações abandonarem os sistemas legados.
Removendo barreiras à transformação digital
Embora os benefícios de eliminar o papel sejam claros, a transformação digital requer planeamento estratégico para superar barreiras culturais e operacionais. De acordo com as conclusões de Yuz, as empresas podem acelerar a sua transformação concentrando-se em três áreas principais:
- Treinamento detalhado e gerenciamento de mudanças: Oferecer programas de treinamento abrangentes pode reduzir a resistência e equipar as equipes com as habilidades necessárias para prosperar em um ambiente que prioriza o digital.
- Processos suaves: Abordar a burocracia organizacional e alinhar os recursos de TI com as metas departamentais pode preparar o caminho para transições tranquilas.
- Estabilidade como catalisador: Enquadrar os esforços de transformação digital em torno do impacto ambiental pode inspirar maior entusiasmo e envolvimento nas equipas.
As descobertas de Yoz servem como um alerta para as equipes financeiras: Adiar a automação aumenta a distância entre as empresas com visão de futuro e aquelas presas a práticas antigas. Como bem disse Charpentier: “O futuro é digital e está esperando que o abracemos”.
As empresas que hoje dão prioridade à transformação digital não só desbloquearão eficiências e poupanças de custos, como também se estabelecerão como líderes em sustentabilidade. A escolha é clara: as organizações devem deixar para trás os seus rastos de papel e avançar com confiança para um futuro mais inteligente e automatizado.
